Een verkeerde factuur van vijfduizend euro haal je eruit. Die valt op, die bel je, die wordt gecorrigeerd. Waar het misgaat, zijn de facturen die er bijna goed uitzien.
Twee uur kraan te veel. De kipper die vorige week vijf uur op de factuur heeft staan, terwijl hij er vier stond. De onderaannemer die stilletjes nog het tarief van vorig jaar rekent, of juist het nieuwe tarief op een oude afspraak. En de factuur die per ongeluk twee keer is verstuurd, met een ander nummer, een maand uit elkaar.
Elk van die afwijkingen is klein. Klein genoeg om te laten lopen, zeker als je ze pas na drie weken ziet en het bewijs inmiddels in een bon, een appje of het hoofd van de planner zit. Dus je betaalt. Niet omdat het klopt, maar omdat uitzoeken meer kost dan het verschil.
Het probleem is de optelsom. Wie tientallen inkoopfacturen per week verwerkt, tekent elke week een paar keer voor iets wat niet helemaal klopt. Aan het eind van het jaar is dat geen afrondingsfout meer, maar een post. Een post die op geen enkel overzicht staat, omdat hij nergens als verlies is geboekt. Hij zit gewoon verstopt in je inkoopkosten.
De oplossing zit niet in strenger controleren. Daar is geen tijd voor, en de planner heeft wel wat beters te doen dan elke factuur uit zijn geheugen te reconstrueren. De oplossing zit erin dat controleren bijna geen tijd kost, zodat je het wél doet.
Zo werkt dat in Peanuts:
- Registreren tijdens het werk: iedereen die voor je werkt, eigen mensen en inhuur, legt het werk vast in de app terwijl het gebeurt. Dat staat live in jouw planning.
- Factuur koppelen aan de inkoop: komt de factuur binnen, dan koppel je die in een paar klikken aan de inkoop waar hij bij hoort.
- Eén klik naar het bewijs: je ziet direct wat er toen is geregistreerd. Uren, tijden, werkzaamheden. Klopt de factuur, dan ben je klaar. Klopt hij niet, dan heb je meteen het argument in handen.
Twee uur kraan wordt zo een telefoontje van twee minuten in plaats van een verlies van twee uur. En de dubbele factuur valt op zodra je hem wilt koppelen aan een inkoop die al een factuur heeft.
Het zijn geen grote bedragen. Maar het zijn er veel, en ze glippen er nu stilletjes doorheen. Dat kan anders. Daar bouwen wij bij Peanuts aan.